يعتبر برنامج السكرتارية التنفيذية وإدارة المكاتب من أهم البرامج المطلوبة في أسواق العمل سواءً العربية أو الإقليمية أو الدولية. حيث يهتم هذا البرنامج بتعريف الطلاب أو المتدربين باختصاصات وواجبات ومسؤوليات مدراء المكاتب والمفهوم العلمي للاتصالات الإدارية وأساليبها وفن التعامل مع القيادات والمرؤوسين وإدارة الوقت والاستخدام الأمثل له وفن المكاتبات الرسمية وصياغاتها (الخطاب / المذكرة / التقارير) والفهرسة والحفظ والمهارات السلوكية المتصلة بالوظيفة والجوانب السلوكية في الأداء وفن الإتيكيت والمراسم الحديثة.
محتويات المقال
أهداف برنامج السكرتارية التنفيذية وإدارة المكاتب:
يهدف هذا البرنامج إلى:
- التعرف على مفهوم السكرتارية التنفيذية وأهميتها في تنظيم إدارة المكتب.
- التعرف على مهام السكرتارية التنفيذية والأعمال التي يجب أن يقوم بها السكرتير.
- التعرف على كيفية تحسين الأداء عند التعامل مع الآخرين والأوراق والأولويات.
- التعرف على طرق التغلب على التسويف والإجهاد لدى مدراء مكاتب القيادات العليا.
- تنمية مهارات السكرتير في إعداد وتنظيم الاجتماعات الناجحة.
- تحديد المجالات التي يجب أن تسيطر عليها السكرتارية لإدارة المكاتب العليا.
- تنمية مهارات الإتصال والإبتكار لدى السكرتير المتميز.
- التعرف على الأخطاء الشائعة التي يرتكبها السكرتير التنفيذي وكيفية تجنبها.
- التعرف على المهارات التي يجب أن تتوافر في مدير إدارة القيادات العليا.
- تنمية مهارات التواصل لدى السكرتير.
- التعرف على فن كتابة التقارير والمذكرات ومحضر الاجتماعات لدى السكرتير.
- ممارسة فنون الاتصال والتعامل مع الآخرين عمليًا.
- كيفية تطبيق جدولة ومتابعة أعمال الإدارة العليا، وإكسابهم مهارة استخدام التقنيات الحديثة للأعمال المكتبية.
- كيفية التعامل مع الأنماط الشخصية المختلفة.
الفئات المستهدفة:
- الخريجين الجدد الراغبين في العمل في وظيفة السكرتارية التنفيذية.
- مدراء المكاتب.
- موظفي السكرتارية التنفيذية.
- المساعدون الإداريون.
- المؤهلين لشغل هذه الوظائف.
طرق دراسة السكرتارية التنفيذية وإدارة المكاتب:
يوجد العديد من البرامج والدورات في هذا التخصص، حيث يمكن دراسة هذا التخصص حضوريًا أو عبر الإنترنت.
كما يمكن أيضًا دراسة هذا التخصص من خلال برنامج دبلوم يمكن أن تصل مدته إلى سنتين من الدراسة، أو عن طريق دورة تأهيلية يمكن أن تتراوح مدتها من 5 أيام إلى 30 يوم كحد أقصى.
هناك العديد من الأكاديميات والمعاهد التي تقدم هذه الدورات سواء حضوريًا أو عن بعد في مختلف الدول. يمكنك اختيار المؤسسة التي ترغب فيها ومن ثم التعرف على تفاصيل البرنامج أو الدورة فيها وإذا كانت مناسبة لك فابدأ التقديم مباشرةً.
اقرأ المزيد: تخصص التأمين وإدارة المخاطر: التعريف، الأهداف، المدة، شروط القبول، مواد التخصص، الوظائف، وأفضل الجامعات.
محاور برنامج السكرتارية التنفيذية وإدارة المكاتب:
هناك العديد من المحاور التي يتم استهدافها في هذا البرنامج سواءً كان برنامج على مستوى الدبلوم أو دورة تدريبية لا تتعدى مدتها 30 يوم، وأهم هذه المحاور ما يلي:
- مفهوم الأعمال المكتبية وأهميتها.
- الوظائف الفنية في إدارة الأعمال المكتبية.
- مفهوم وأنواع السكرتارية.
- الوظائف الفنية في إدارة الأعمال المكتبية .
- السكرتارية والعمل المكتبي.
- مقومات السكرتير الناجح ومدير المكتب الفعال.
- مهام السكرتارية في تنظيم مواعيد المدير واستقبال الزوار.
- مهام السكرتارية في تنظيم وإدارة الوقت.
- كيفية التحضير فى مرحلة ما قبل الاجتماع.
- مرحلة أثناء وبعد الاجتماع.
- إعداد وصياغة التقارير والمراسلات.
- طريقة اعداد التقارير والمحفوظات.
- الاتيكيت والبروتوكول في العمل بالسكرتارية.
آمل أن يكون مقالنا مفيدًا للجميع وأن يكون قد حقق الأهداف المرجوة.
